Attenzione: Quella che segue è la trascrizione letterale del video. Se non capisci qualcosa aiutati nella lettura con il video in sottofondo, oppure guarda semplicemente il video 

Come si registra con efficacia un evento con pochi partecipanti.

Quali tipologie di materiali possiamo tirarne fuori, come prodotti finiti e soprattutto quali sono i cinque suggerimenti pratici per ottenere un lavoro efficace e di successo?

Lo vediamo insieme in questo articolo.

Chi sono e cosa facciamo

Se sei un imprenditore e vuoi sfruttare i social per trovare nuovi clienti e guadagnarti un’importante fetta di mercato, allora sei nel posto giusto.

Io sono Manabe, capo del Dipartimento Video Branding del Big Luca Group.

Insieme al mio team aiutiamo le aziende a creare contenuti in grado di rintracciare il tuo pubblico ideale e convertirlo in clienti e fatturato.

Come facciamo?

Il nostro approccio è semplice si chiama Social Domination.

L’obiettivo?

Trasformare il tuo pubblico in clienti e aumentare la tua reputazione online, riempiendo i Social di tuoi contenuti di qualità strutturati per vendere intrattenimento.

Penserai che sia impossibile, che ci vogliono mesi per realizzare un lavoro del genere, a noi?

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Come registrare un evento privato

Iniziamo quindi oggi la serie su come registrare un evento.

Di eventi ce ne sono di tantissime tipologie, di tantissime modalità eventi, piccoli eventi, più grandi, eventi con interazione, eventi con solamente uno speech dal palco, fiere, manifestazioni, eccetera, eccetera eccetera.

Per cui ogni tipologia di evento ha le sue caratteristiche specifiche, ha le sue peculiarità e per cui dobbiamo adattare la modalità di registrazione per poter portare a casa materiale che ci permetta di sponsorizzare la nostra azienda, i nostri servizi e far venir voglia di partecipare a un’edizione successiva di questo evento, eccetera, eccetera.

Oggi, come vediamo qui, ho già la mia lavagna pronta su “registrare un evento che abbiamo definito piccolo”, perché oggi parliamo principalmente di mastermind e andremo a vedere sostanzialmente quelli che sono i cinque suggerimenti specifici per poter portare a casa un risultato eccellente.

Innanzitutto, che cos’è un Mastermind?

Un mastermind è una tipologia di evento molto particolare, che non prevede, nella maggior parte dei casi, uno speech o comunque un formatore che dal palco racconta delle cose, insegna delle cose, eccetera eccetera.

Ma è prevalentemente un evento in cui c’è uno scambio di informazioni, c’è uno scambio di persone che sono allineate per una serie di caratteristiche.

Può essere per volumi di fatturato, può essere per crescita, può essere per condivisione di determinati valori, eccetera, eccetera.

Nella maggior parte dei casi in un mastermind abbiamo una platea abbastanza ristretta, una ventina di persone, una trentina proprio al massimo.

Ognuno porta il proprio caso e tutta la platea, o comunque tutto il resto dei partecipanti, interagisce portando quella che è la propria esperienza.

Nello specifico nell’immagine di copertura vediamo l’ultimo mastermind di Dubai con Big Luca, in cui sostanzialmente le persone messe a ferro di cavallo in questa sala avevano a disposizione 1 ora di Hot Seat, quindi di sedia calda, in cui poter raccontare il proprio caso e ricevere opinioni e suggerimenti a riguardo.

L’elemento fondamentale era logicamente che rispondi, o comunque dai la tua opinione, se hai oggettiva esperienza e hai prodotto oggettivi risultati in quello che è l’argomento di cui si sta parlando.

Altrimenti alzi la mano e dici questa è solo ed esclusivamente una mia opinione.

Per cui un confronto tra le persone guidato dalle sapienti mani, in questo caso di Big Luca, quindi dell’host, del padrone di casa con tutto il suo team per favorire al meglio questa tipologia di evento.

Ora il mastermind ha una caratteristica specifica, innanzitutto in termini di dimensioni, per cui siamo in una sala molto intima, come normalmente accade anche nei mastermind dei nomi più blasonati americani.

I partecipanti condividono informazioni abbastanza sensibili, informazioni riguardo ai propri modelli di business, informazioni riguardo quello che sono le proprie modalità aziendali, le proprie scelte, anche le questioni personali, eccetera eccetera.

Per cui il mastermind ha in ogni caso un elemento fondamentale basato su quella che è la riservatezza delle informazioni.

Proprio per questo dobbiamo, con la nostra attività per quanto riguarda la registrazione di video e del portare a casa materiale da un evento di questo tipo…

Dobbiamo portare attenzione a tutta una serie di elementi perché è importante mantenere un clima appunto di riservatezza e un clima di serenità e tranquillità, altrimenti questo potrebbe inficiare sul risultato finale.

L’importanza di una giusta TROUPE

Per cui, innanzitutto,…

Come primo elemento abbiamo bisogno di una troupe che sia collaudata.

Abbiamo bisogno di una troupe che curi sia la parte audio che la parte video, perché un elemento fondamentale, è il fatto che il valore principale del mastermind non sono le cose spettacolari che avvengono sul palco…

Non è una grande platea… Ma è proprio il contenuto, è quello che si racconta e si dice, per cui dobbiamo essere in una sala amplificata.

Dobbiamo avere fondamentalmente dei microfoni che possono permettere alle persone di parlare.

Dobbiamo avere un buon bilanciamento dell’audio perché se abbiamo delle casse che hanno un volume troppo alto o delle casse che non sono bilanciate nella maniera corretta…

Nel momento in cui facciamo uno, due, tre giorni di mastermind, questo può risultare incredibilmente stancante per i partecipanti, incredibilmente stancante per gli host, per i relatori e portare a casa un risultato che non è un risultato piacevole.

Per cui normalmente noi abbiamo, nel mondo professionale degli eventi, le figure che si occupano dell’audio, che rientrano sotto i service, i fonici, eccetera eccetera.

Poi abbiamo le figure che riguardano i video.

La cosa fondamentale è che ci sia già un’armonia e che andiamo incontro a una squadra che abbia già lavorato insieme o comunque che ci sia un punto di connessione tra la squadra audio e la squadra video, altrimenti il rischio è dietro l’angolo.

È un po’ come le questioni che vengono fuori tra i muratori e gli idraulici, tra gli idraulici e gli elettricisti quando si fa una ristrutturazione o la costruzione di una nuova casa, per cui abbiamo bisogno di una troupe professionale e che sia già collaudata.

Evitate di improvvisare durante questi eventi perché l’imprevisto è dietro l’angolo!

Rischiamo di sprecare un evento così importante, così autorevole come un mastermind, perché da un punto di vista tecnico non abbiamo fatto le scelte corrette.

Dovete essere invisibili

Elemento numero due fondamentale… La troupe deve risultare invisibile.

Come abbiamo detto prima, il mastermind è un evento intimo, è un evento in cui si condividono anche questioni delicate.

Si parla di exit, si parla di acquisizione, si parla di rapporti tra i soci, si parla di rapporti anche con moglie e marito, eccetera, eccetera, per cui sono questioni piuttosto delicate.

È molto molto importante che la troupe, o comunque gli operativi all’interno della sala, risultino invisibili, perché altrimenti potrebbero disturbare in maniera importante questo processo.

Rendendo ancora più difficile per la persona riuscire ad esprimersi in maniera totale per poter essere aiutata nella modalità migliore possibile.

Per cui si deve optare per un dress code adeguato. Per gli operativi nella maggior parte dei casi è meglio un total black, in maniera tale che si possano praticamente nascondere.

Quindi maglietta nera, pantaloni neri o blue jeans o qualcosa di questo tipo e in caso in determinati ambienti è meglio addirittura che siano proprio in abito completamente nero, in maniera tale da risultare quanto più invisibili possibile.

Devono stare assolutamente in silenzio, per cui qualsiasi tipologia di comunicazione, deve essere fatta o all’esterno della sala o in maniera totalmente silenziosa.

Altra cosa importante è in caso utilizzare interfoni con auricolare integrata, per cui se devo dare una comunicazione a determinati operativi posso uscire un momento dalla sala, dare la comunicazione in maniera tale che tutti quanti mi sentano allo stesso momento, anche se sono sparsi all’interno della sala stessa.

Anche perché nell’ultimo mastermind avevamo per esempio Gabriele, che era l’operatore di camera praticamente dietro le spalle di Big, a cui era praticamente impossibile fare qualsiasi tipologia di comunicazione, se non tramite intercom o tramite messaggi scritti con telefono rigorosamente in modalità vibrazione.

Fatto è meglio che perfetto

Altro elemento fondamentale è che “Fatto è meglio che perfetto”.

Quindi che cosa significa? Significa che la priorità è sull’evento e non sulle riprese.

È preferibile che la troupe porti a casa magari una ripresa brutta, ma la porti a casa senza inficiare su quello che è lo svolgimento dell’evento.

Per cui, a differenza di altri video piazzati o altri video come può essere per esempio una VSL, è molto molto importante che si segua il naturale corso dell’evento e non sia il team a dire:

“No aspetta stoppate, no questa la rifacciamo” o cose di questo tipo… Il team deve andare dietro quanto più possibile a quello che è l’evento.

L’audio è l’elemento più importante

Altro elemento molto importante è l’audio.

L’audio è l’elemento più importante di tutto il mastermind, per cui non essendo una tipologia di evento che ha delle cose spettacolari da poter vedere, ma è un evento basato prevalentemente sul contenuto, ecco che dobbiamo preoccuparci di avere un audio che sia curato in modo maniacale.

Che cosa significa? Significa che sicuramente i relatori o comunque gli host, in questo caso Big, Vigna, Caloni, io e Carlo, dobbiamo essere dotati di un microfono.

La cosa migliore è utilizzare un archetto che porta la capsula del microfono molto molto vicino alla bocca che ci permette di lavorare con più microfoni aperti, vicini in contemporanea e anche in prossimità alle casse.

Cosa molto molto importante è che le capsule siano veramente di qualità, perché le capsule economiche in questi casi creano tantissime interferenze, creano tantissimo ritorno dell’audio all’interno del microfono.

Altra cosa tutti i microfoni devono essere collegati al mixer audio.

Mixer audio che rimanda anche il suono dei microfoni all’interno della sala tramite le casse e noi con le nostre camere possiamo prendere l’audio direttamente dal mixer, in maniera tale da avere un audio quanto più pulito possibile all’interno delle nostre registrazioni.

Ulteriore cosa prevedere un microfono ambientale.

Nella maggior parte dei casi, anche se i partecipanti hanno a disposizione i loro microfoni gelato con cui poter parlare, spesso e volentieri proprio perché si crea una situazione di scambio vicendevole, a volte non utilizzano il microfono…Per cui avere un microfono ambientale attaccato alle camere ci permette di portare a casa ugualmente il risultato.

Portati a casa le testimonianze

Ultimo consiglio fondamentale è portare a casa le testimonianze.

Usiamo le pause, cerchiamo di mandare gli operatori in pasto al pubblico, cercando sempre di cogliere le persone quanto più di sorpresa possibile, in maniera tale da portare a casa risposte che siano quanto più possibile spontanee.

Per esempio, durante la cena finale del mastermind io ho girato col microfono tra gli ospiti assieme a Gabriele che teneva la camera.

Ho girato prendendo quanto più all’improvviso possibile i partecipanti del mastermind, in maniera tale da ottenere delle testimonianze quanto più spontanee e dirette possibile.

Organizza piazzate.

Abbiamo organizzato sette interviste in villa con Big, interviste che sono già state pubblicate alcune sul suo canale principale, altre stanno uscendo o comunque usciranno a breve.

Organizzale con quelli che sono i clienti che hanno determinate caratteristiche e che hanno raggiunto determinati risultati così da poterle anche montare con le immagini del mastermind.

La spontaneità è la chiave di questa tipologia di testimonianze, perché testimonianze che non sono spontanee, risultano artefatte.

Risultano come testimonianze non veritiere, come non efficaci per quello che è il nostro obiettivo.

Devi essere pronto agli imprevisti

In ultimo, dobbiamo essere sempre pronti agli imprevisti, perché durante un evento dal vivo possono essere veramente dietro l’angolo.

Quindi, hai fatto tutto il sound check, parti con l’evento e i microfoni non funzionano, si inchioda il mixer, si inchioda la camera, si surriscaldano le camere, si spegne improvvisamente l’aria condizionata non c’è modo di farla ripartire o qualsiasi altra cosa.

La parola d’ordine è calma! Bisogna essere molto ben organizzati all’inizio, ma poi bisogna lavorare con calma.

Le tipologie di video che puoi tirar fuori da un evento privato

Visti tutti questi consigli… Quali sono invece i materiali che ci possiamo portare a casa in termini di video da un evento di questo tipo?

Innanzitutto ci possiamo portare a casa degli highlights.

Un video racconto di tutta quella che è l’esperienza del mastermind montata con delle testimonianze, montata con degli estratti, eccetera eccetera.

Questo è un ottimo modo per rappresentare quello che è l’evento e far venir voglia ad altri potenziali partecipanti, clienti, eccetera eccetera, di partecipare a quello che è un mastermind.

Le testimonianze sono l’altro elemento.

Come tutte le testimonianze che abbiamo già pubblicato sul canale di Big, come interviste, oppure quelli che sono montaggi di testimonianze estratte da poter utilizzare su pagine, landing, sito, eccetera eccetera.

Altra cosa ancora sono le lezioni che possiamo estrarre da quelli che sono gli speech dell’host, in questo caso di Big oppure di Caloni, oppure di Vigna oppure mie, oppure di Carlo.

Possiamo andare ad estrarre delle pillole che possono essere più o meno lunghe da caricare su YouTub, da inviare come bonus, da utilizzare sulla nostra lista, eccetera eccetera.

Possiamo anche tirare fuori materiale per organizzare una video sales letter.

A quel punto avremo da registrare quelli che sono diciamo dei momenti di collegamento o degli over voice, o voce fuoricampo, che ci permettano di collegare tutto quanto.

Altra cosa ancora possiamo realizzare anche dei video di backstage che raccontino il dietro le quinte e che si colleghino in qualche modo agli highlights così da poter manifestare ancora di più la bontà del nostro prodotto, del nostro evento.

Con questo abbiamo visto tutti quelli che sono gli elementi legati a come registrare e su cosa possiamo portarci a casa da un evento piccolo come il mastermind, piccolo in termini di dimensioni.

Abbiamo ufficialmente chiuso questo ultimo articolo del 2022, ci vediamo la settimana prossima, quindi nel nuovo anno, con un nuovo articolo.

A settimana prossima!